Je kent ze wel, die radioreclames die je IT-project managers beloven, die altijd het gewenste resultaat leveren. Ik moet daar altijd een beetje om grinniken. Hoe doen ze dat dan? En wie trapt daar nu in? Zonder een flinke mislukking, geen geslaagd project!
Toch falen ze nog steeds te hard en te vaak, die grote IT-projecten. Ze kosten te veel, duren te lang en leveren te weinig op. Vooral bij de overheid, maar ook in het bedrijfsleven, al wordt dat begrijpelijkerwijs wat minder breed uitgemeten. Het effect is overal hetzelfde: ontevreden gebruikers, klanten, budgethouders en belastingbetalers.
De oorzaak wordt vaak gezocht in een te grootschalige, logge aanpak en een gebrek aan betrokkenheid van de organisatie, de medewerkers en het projectteam. Dat is zeker waar, maar volgens mij is hier nog iets anders aan de hand, waardoor het project al vanaf het begin gedoemd is te mislukken: het project richt zich op het probleem en verliest de oplossing uit het oog.
Grote IT-projecten draaien om de techniek. Dat is logisch. En dat is ook zeker nodig. Een oud systeem wordt vervangen, nieuwe processen worden geautomatiseerd. Wordt daarbij ook gekeken naar de bestaande pijnpunten in het proces? Indien wel, dan wordt het project al gauw veel te groot en complex. En indien bewust buiten scope, dan zal de gebruikersacceptatie een groot probleem zijn. In beide gevallen een recept voor falen.
Hoe kan het dan anders? Automatiseer de oplossing, niet het probleem. Daarmee bedoel ik dat het loont tijd te nemen je te verdiepen in de uiteindelijke oplossing en de facetten daarvan. Dus in plaats van te focussen op het wegnemen van de pijnpunten en de bestaande problemen, verdiep je liever in de oplossing en de waarde die deze de organisatie biedt. Dit lijkt logisch, maar in de praktijk zie ik dit nog regelmatig mis gaan. Ik heb een paar tips:
- Zorg voor een continue samenwerking tussen developers en eindgebruikers. Betrek de mensen die het systeem gaan gebruiken vanaf het begin bij het ontwerp, de ontwikkeling en de testen. Laat ze meedenken, feedback geven en meebeslissen. Kies een vorm die past en werkt. Agile werken klinkt hip en werkt alleen als alle rollen en daarbij horende verantwoordelijkheden voor de volle 100% worden ingevuld. Continue betrokkenheid vereist een serieuze investering in tijd, maar betaalt zich terug in het voorkomen van teleurstellingen achteraf. En nog belangrijker hierbij, het zorgt voor vertrouwen en draagvlak en daarmee een passende oplossing.
- Maak fouten en los ze op. Van fouten leer je, dat weten we. Maar in ons werk vinden we het toch vaak erg moeilijk om dat toe te passen. We zijn bang om te falen, vooral in sterk hiërarchische en prestatiegerichte organisaties. Maar het komt het resultaat ten goede. Sterker nog, het stimuleren van en het zelf maken, signaleren en oplossen van fouten levert een essentiële bijdrage aan het slagen van het project. Het zorgt voor een betere kwaliteit, een snellere oplevering en een hogere tevredenheid. En, elke naar tevredenheid opgeloste fout, levert je direct credit op (draagvlak en vertrouwen) voor het maken van nieuwe ‘fouten’.
- Richt je op de toegevoegde waarde, niet op de functionaliteit. Het gaat er uiteindelijk niet om wat het systeem allemaal kan, maar vooral wat het oplevert. Wat is de meerwaarde voor de gebruiker, de klant, de organisatie? Hoe draagt het bij aan de doelstellingen, de strategie, de missie? Dat is wat telt. Prioriteer dit samen met alle betrokkenen en wees hier duidelijk in. Dat is wat je moet communiceren. Dat is wat je moet meten. Dat is wat je moet vieren.
Dus de volgende keer dat je een IT-project begeleidt of uitvoert, denk dan niet alleen aan het probleem dat je wilt oplossen, maar vooral aan hetgeen je aan het creëren bent en wie en wat je daarbij nodig hebt om tot de oplossing te komen. Dan houdt niets je meer tegen om ook te schermen met die ‘nul mislukkingen’.
Wil je meer weten over onze ervaringen en hoe je je ‘fouten’ succesvol in kunt zetten of vind je het gewoon leuk hierover te sparren? Neem contact op met Tim Smal.
